Características de la planificación

Características de la planificación

La planificación se refiere al establecimiento de los objetivos de una empresa y a encontrar el camino para la realización de esos objetivos. Sin embargo, sin establecer los objetivos no hay nada que organizar, dirigir o controlar. Por lo tanto, cada organización debe especificar lo que quiere lograr. La planificación está básicamente relacionada con este aspecto.

Proceso intelectual

La planificación es un proceso intelectual y racional. La planificación es un ejercicio mental que implica imaginación, previsión y buen juicio. Requiere una disposición mental de pensar antes de actuar a la luz de los hechos en lugar de adivinar. La calidad de la planificación depende de la capacidad de los directivos que deben reunir todos los hechos relevantes, analizarlos e interpretarlos de forma correcta.

La medida en que un directivo puede ver en el futuro y con cuánta claridad dependerá de su calibre intelectual, se determina a través del proceso de planificación. Al pensar en los objetivos, en los cursos de acción alternativos y, sobre todo, al tomar la decisión de elegir determinadas alternativas, el planificador pasa por un proceso intelectual.

Orientación a los objetivos

Toda planificación está vinculada a determinadas metas y objetivos. De ello se desprende, por tanto, que todo plan debe contribuir de alguna manera positiva al logro de los objetivos del grupo. La planificación no tiene sentido si no está relacionada con las metas y objetivos. Debe salvar la brecha entre donde estamos y donde queremos ir al mínimo costo.

Función primaria

Se dice que la planificación es la función más básica y primaria de la gestión. Ocupa el primer lugar y precede a todas las demás funciones de gestión que están diseñadas para alcanzar las metas establecidas en la planificación. Esto es así porque el administrador decide las políticas, procedimientos, programas, proyectos, etc. antes de proceder con el trabajo. Las demás funciones de gestión -organización, dirección, coordinación y control- sólo pueden realizarse después de que el administrador haya formulado la planificación necesaria.

La penetración

La planificación impregna todas las actividades de gestión. Es el trabajo de todos los gerentes en todos los tipos de organización. Se lleva a cabo en todos los segmentos y niveles de la organización, desde el gerente general hasta el capataz. Cualquiera que sea la naturaleza de la actividad, la gestión comienza con la planificación. El carácter y la amplitud de la planificación variará, por supuesto, de un trabajo a otro, dependiendo del nivel de gestión.

La uniformidad

Puede haber planes separados preparados en diferentes niveles de la organización, pero todos los subplanes deben estar unidos al plan general para formar un plan completo de funcionamiento a la vez. Por lo tanto, debe haber uniformidad en todos los niveles de planificación para que coincidan con el plan general.

Continuidad

Para mantener la empresa como un negocio en marcha sin ninguna interrupción, es esencial que la planificación sea un proceso continuo. Así, el primer plan debe seguir al segundo plan y el segundo plan al tercero y así sucesivamente en series interminables en rápida sucesión.

Flexibilidad

Los planes no deben ser rígidos. Debe ser lo más flexible posible para acomodar todos los cambios posibles en la empresa con el fin de hacer frente a las condiciones cambiantes del mercado. De hecho, la planificación es una actividad dinámica.

Simplicidad

El lenguaje del programa o calendario de trabajo en la planificación debe ser sencillo, de modo que todas y cada una de sus partes puedan ser fácilmente comprendidas por los empleados de los distintos niveles, especialmente en el nivel inferior.

Precisión

La precisión es el alma de la planificación. Esto le da al planeamiento un significado exacto, definido y preciso en su alcance y contenido. Cualquier error o equivocación en la planificación seguramente trastornará otras funciones de la administración y, por lo tanto, la precisión es de suma importancia en todo tipo de planificación.

Viabilidad

La planificación no es ni poesía ni filosofía. Se basa en hechos y experiencias, y por lo tanto es de naturaleza realista. Representa un programa que es posible ejecutar con más o menos recursos existentes.

Elección entre cursos alternativos

La planificación implica la selección de un curso de acción adecuado entre varias alternativas. Si sólo hay una forma de hacer algo no hay necesidad de planificar. La planificación tiene que encontrar varias alternativas, estimar la viabilidad y la rentabilidad de las diferentes alternativas y elegir la mejor de ellas.

Eficiencia

La planificación se dirige hacia la eficiencia. Un plan es un curso de acción que muestra la promesa de optimizar el rendimiento con el mínimo gasto de insumos. En la planificación, el administrador evalúa las alternativas sobre la base de la eficiencia. Un buen plan no sólo debe lograr una relación óptima entre los resultados y los insumos, sino que también debe aportar la mayor satisfacción a los responsables de su aplicación.

Interdependencia

Los diferentes departamentos pueden formular diferentes planes y programas para su integración en la planificación general. Pero los planes seccionales no pueden sino ser interdependientes. Por ejemplo, la planificación de la producción depende de la planificación de las ventas y viceversa.

Una vez más, la planificación para la compra de materias primas, el empleo de mano de obra, etc. no puede ser un acto aislado aparte de la planificación de las ventas y la planificación de la producción. La planificación es un proceso estructurado y los diferentes planes constituyen una jerarquía. Los diferentes planes son interdependientes y están interrelacionados. Cada plan de nivel inferior sirve como un medio hacia el final de los planes superiores.

Previsión

Sobre todo, no se puede proceder a ninguna planificación sin hacer previsiones, lo que significa evaluar el futuro y preverlo. La planificación es la síntesis de diversas previsiones a corto o largo plazo, especiales o de otro tipo. Todas ellas se funden en un solo programa y sirven de guía para todo el asunto.
Importancia de la planificación:

La planificación es la clave del éxito de una organización. De hecho, la mayoría de los logros de la empresa pueden atribuirse a una planificación cuidadosa. La planificación es una función de cada gerente en todos los niveles de una empresa. Cada gerente debe planificar primero para el desempeño sistemático y ordenado de sus tareas asignadas.

Es dentro de la función de planificación que se determinan los objetivos, se toman decisiones, se hacen pronósticos y se inician las estrategias. Así pues, la planificación ha adquirido gran importancia en todos los tipos de organización -empresa o no-, sector privado o público, pequeño o grande.

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